Hilfe! AU in Papierform gefordert.

Hallo Reddit, wir haben ein kleines Problemchen.

Es geht um meine Freundin, die trotz elektronischer Vorlage der AU Minusstunden angerechnet bekommt, weil sie diese nicht in Schriftform vorlegt.
Der Arbeitgeber (Einzelhandel) argumentiert, dass die Abrufmöglichkeiten der Krankenkasse nicht störfrei und mangelhaft seien (was auf Nachfrage bei AOK abgestritten wurde) und hat deswegen einen Vertrag in Form einer Betriebsordnung aufgesetzt in dem er als letzte Klausel die Krankmeldung in Schriftform fordert.
Meine Freundin hat diesen dummerweise unterschrieben, da er ihr mehr oder weniger untergejubelt wurde.
Aufgrund von vergangenen Geschehnissen hat sich jedoch herausgestellt, dass vertrauliche Daten die man den Krankschreibungen entnehmen kann dem Personal und sogar Kunden samt Anschuldigungen mitgeteilt wurden.
Der Verdacht liegt Nahe, dass der Arbeitgeber die AU in Schriftform will, da die Diagnose entnehmbar und somit eine subjektive Einschätzung bezüglich Arbeitszeitbetruges möglich ist.
Nachdem man schon riechen konnte wohin das führt, haben wir eine Rechtschutzversicherung abgeschlossen. Die Wartezeit im Berufsrecht beträgt jedoch 3 Monate.

Nun der zeitliche Ablauf inklusive Fragen -

Erste Minusstunden aufgrund fehlender AU in Schriftform ca. xx.11.2024
Betriebsordnung samt Klausel unterschrieben 03.01.2025
Abschließen der Rechtschutzversicherung 08.01.2025

Ist das Anhängen einer solchen Klausel bzw. das Einfordern der AU in Schriftform gesetzlich konform?

Wie lange hat der Arbeitnehmer das Recht, seine Stunden einzuklagen und fällt die Frist noch in den Zeitraum in dem die Rechtschutzversicherung wirksam wird?

Sind die Stunden noch nach Kündigung einzuklagen?

Ihr würdet uns wahnsinnig helfen. Ich will diesen lieben Herren damit nicht davonkommen lassen.