E-Mail-Archivierung von deaktivierten Mitarbeiter-Postfächern

Hi Zusammen!

Ich kümmere mich grade ein wenig um die Infrastruktur eines befreundeten, kleinen Unternehmens. Dort gibt es mittlerweile haufenweise „verwaiste“ E-Mail-Accounts von ehemaligen Mitarbeitern, die das Hosting relativ voll werden lassen.

Ich würde diese Accounts jetzt gerne lokal sichern und ins Datengrab verschieben. Die Inhalte der E-Mails sind nicht mehr so wichtig und müssen (eigentlich) nie wieder angeschaut werden - gem. GoBD müssen sie aber aufbewahrt werden (die komplett rechtssichere Lösung kann hierbei vermutlich vernachlässigt werden).

Dabei sind jetzt folgende Fragen entstanden:

1. Sicherungs-Prozess

Der Einfachheit halber würde ich die Postfächer temporär mit Apple Mail abrufen und dort als mbox exportieren und dieses Archiv dann speichern. Gibt es dort eine bessere Lösung? Bei den ersten Recherchen konnte ich keine überzeugende Alternative finden.

2. Weiteres "E-Mail-Verhalten"

Wie handhabt ihr „deaktivierte“ Adressen? Ich habe überlegt ein Postfach zu erstellen, das als Alias sämtliche deaktivierten E-Mails empfängt und sofort einen Autoresponder aka „Herr XY arbeitet nicht mehr bei uns, stellen Sie ihre Anfrage an info@…“ versendet. Spricht da was gegen? Gibt es eine schönere Lösung?

Vielen Dank für euren Input!